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Tunisnow – Avec l’arrivée lourde du coronavirus, plusieurs seraient amenés à travailler à distance, soit en paire, soit en groupe. Le secret de la réussite n’est garanti par le nombre de personnes engagés sur les tâches, comme elle n’est pas garanti par le nombre d’heures ; c’est plutôt l’organisation.
Ci-dessous 10 conseils pour défier le temps, la distance et le coronavirus.
- 1. Coucou le matin, ça ne coûte rien
Il est important de baliser son temps de travail de manière explicite. C’est vrai si vous travaillez en free-lance, et ça l’est encore plus si vous êtes en équipe : accordez-vous sur des horaires à respecter, idéalement ceux de la vie de bureau. Surtout, faites savoir à vos collègues et à vos supérieurs quand votre journée commence et quand elle se termine. Un simple « bonjour » (ou « télétravailleur en position ») le matin, comme un « à demain » ou « je déconnecte pour aujourd’hui » peuvent suffire. Ils vous permettent, ainsi qu’aux autres, de savoir quand vous pouvez être sollicité et quand vous ne l’êtes plus.
- 2. Un coin pour bosser
Pour sa propre santé mentale, mieux vaut s’aménager un espace de travail spécifique, à la fois pour s’isoler et marquer une différenciation avec le reste de la maison, et pouvoir « couper ». Plus facile à dire qu’à faire si vous habitez dans un quinze mètres carrés à Paris plutôt que dans une maison au cœur des Vosges. A tout le moins, organisez-vous une séparation symbolique entre vos activités professionnelles et personnelles, par exemple en fermant complètement votre ordinateur à 18 heures et en désactivant les applications de travail de votre téléphone.
- 3. Utilisez des logiciels appropriés
Ô joie de la technologie, vous pouvez désormais rester en contact avec votre boss, même à 600 kilomètres de lui ! Elle n’est pas belle, la vie ? De nombreux logiciels et applications sont particulièrement pratiques en télétravail. Du côté des messageries instantanées, citons Hangouts sous Gmail (très légère), WhatsApp (qui permet de créer des groupes), et surtout Slack (avec ses fonctionnalités très pratiques de partage de fichiers et d’organisation par thématiques). Pour la visioconférence, Skype et FaceTime sont des valeurs sûres, mais on peut leur préférer Whereby (gratuit jusqu’à 4 écrans), OVH (gratuit jusqu’à 50 participants), ou l’excellent mais peu sécurisé Zoom.us. La suite Google est, elle, très pratique pour travailler en simultané dans les mêmes documents.
- 4. L’importance du « qui fait quoi »
Il est essentiel d’organiser le travail à distance avec l’équipe : réunion hebdomadaire, agenda partagé, communications informelles et contrôle du suivi des dossiers. Le management à distance ne peut se passer de contrôle. Cela peut se faire grâce à un tableur Google Sheets mis à jour quotidiennement avec les tâches de chacun et leur état d’avancement. Il n’est pas illégal d’avoir un canal spécifique pour s’échanger du contenu humoristique.
- 5. Hiérarchisez vos moyens de communication
De la même façon que personne n’apprécie le fait d’être interrompu dans un open space, il existe des règles implicites en matière de télétravail : les coups de téléphone non sollicités sont plutôt réservés aux questions impératives, urgentes, ou aux « explications de texte ». Pour les sujets complexes, rien ne remplace un bon vieux courriel explicatif, ou un document partagé. Pour les conversations plus informelles, que ce soit en duo ou en groupe, privilégiez les messageries instantanées.
- 6. Les émojis, c’est plutôt oui
Cela peut paraître anodin, mais le télétravail s’accompagne naturellement de la disparition de tout le langage paraverbal : votre plaisanterie, tout le monde n’en saisira pas forcément l’ironie par écrit, sans voir vos petits yeux plissés derrière l’écran. Or l’un des principaux risques de la communication textuelle est celui du malentendu. N’hésitez donc jamais à expliciter vos propos, relancer pour obtenir une validation claire, et décorer autant de fois que nécessaire vos messages de smileys ou émojis pour mieux faire passer les messages – tout en manifestant le plus de bienveillance possible. Pour en terminer avec la question de la communication, il convient de faire rapidement connaître à votre manageur les problèmes engendrés par le télétravail. Il ne peut pas tout deviner.
- 7. Soyez transparents sur vos moments d’indisponibilité
Pour un ou une chef d’équipe, la plus grande angoisse est d’ignorer ce que font ses équipes et de ne pas savoir s’il est possible de compter sur elles. Or parfois, c’est la vie : vous pouvez momentanément ne pas être joignable. Au bureau, tout le monde accepte que vous alliez passer un coup de fil personnel. En télétravail, il est important de prévenir. Accessoirement, lorsque vous effectuez un déplacement pendant votre temps de travail, votre supérieur doit en être informé, car, en cas d’accident, la responsabilité de l’entreprise sera engagée.
- 8. Bougez (mais pas devant le clavier)
Vous avez réussi. Vous vous êtes extirpé de votre lit à 8 h 53, et, moyennant un effort surhumain, vous êtes devant votre ordinateur à 8 h 58, la brosse à dents encore dans la bouche. Pour cela, vous avez marché cinq mètres… et ce sera peut-être les seuls cinq mètres que vous parcourrez de toute votre journée. Pour ne pas laisser votre corps se transformer heure après heure en arbre voûté devant un écran bleu, il est urgent d’accepter de faire des pauses, de s’aérer, et, surtout, de bouger. Rien ne vaut une pause sport à midi, que ce soit en salles ou (dans le contexte actuel) à l’air libre, pour se dégourdir et se défouler.
- 9. Gare à la sécurité !
Ne pas laisser votre ordinateur non verrouillé à disposition de toute la famille. La sécurité de l’entreprise n’est pas un jeu. De même, s’il est tentant et agréable de travailler à la terrasse d’un café, attention : les wifi publics sont mal sécurisés. Enfin, gare aux regards indiscrets si vous travaillez sur des projets confidentiels importants.
- 10. Faites-vous beau
Un dernier conseil : ne négligez pas votre image devant la caméra. Ce n’est pas parce qu’on travaille en caleçon que ça doit devenir l’image de l’entreprise.
